وب کنفرانس چیست؟ سیستم مدیریت وب کنفرانس یا همان وبینار در ابعاد مختلف امکان انجام جلسات، آموزش ها، ارتباطات و … را با ناچیز ترین امکانات و تنها با استفاده از یک دستگاه هوشمند نظیر کامپیوتر، لپ تاپ، تبلت، موبایل و … و همچنین با دسترسی به اینترنت مهیا می کند. پیشرفت امکانات سمعی بصری و تکنولوژی اینترنت در زمینه های متفاوت لزوم ایجاد بستری جهت ایجاد ارتباط مطمئن و در عین حال راحت و قابل دسترس از همه دستگاه های هوشمند را بصورت سمعی و بصری ایجاب کرده است تا دانشجویان، دانش پژوهان، اساتید، پزشکان و … به آسانی و بدون توجه به موقعیت و فواصل جغرافیایی به تبادل دیتا ها به شکل صوتی و تصویری بپردازند.
وب کنفرانس چیست؟ وب کنفرانس یک سرویس آنلاین است که با استفاده از آن می توانید جلسات زنده، کنفرانس، ارائه و آموزش را از طریق اینترنت برگزار کنید. وب کنفرانس یک جلسه آنلاین بین دو یا چند شرکت کننده در مناطق مختلف و با استفاده از فناوری کنفرانس آنلاین است.
این به آنها امکان به اشتراک گذاری صفحه ها و انجام کار همزمان روی اسناد مشترک را می دهد. شرکت کننده ها حتی با استفاده از وب کم می توانند همدیگر را ببینند.
اولین قدم برای وب کنفرانس، صرف نظر از دستگاه اجرایی آن، نصب نرم افزار کنفرانس است. تعدادی ابزار وب کنفرانس در دسترس است، اما آنهایی که به بالاترین سطح خود می رسند و باعث می شوند که کنفرانس وب برای شما یک تجربه عالی باشد، باید دارای ویژگی های زیر باشند:
سهولت استفاده: اگر استفاده از نرم افزار کنفرانس وب دشوار است-تنظیم جلسات، ورود به جلسه و برگزاری خود جلسات-احتمالاً قبل از اینکه بتوانید از مزایای آن استفاده کنید، آن را رها خواهید کرد. به دنبال یک تجربه کاربری ساده از هر دستگاهی باشید که نیازی به افزونه یا دانلود ندارد.
مجموعه کامل ویژگی ها: آیا می توانید در طول یک وب کنفرانس، اشتراک گذاری کنید؟ ویدئو کنفرانس؟ نظرسنجی از حضار؟ تخته سفید برای ایده های جدید؟ تماس را ضبط کنید؟ وب کنفرانس شما باید قابلیت های گسترده ای داشته باشد.
امنیت: محافظت از مکالمات ضروری است. مطمئن شوید که نرم افزار وب کنفرانس شما دارای امنیت چند لایه ای بوده و تجربه کاربر را به خطر نمی اندازد.
چگونه کار می کند؟
پس از انتخاب راه حلی که تمام موارد مناسب برای نیازهای شرکت شما را در‌بر‌میگیرد، مطمئن شوید که پایه و اساس مناسبی برای فناوری دارید. فن‌آوری‌های کنفرانس مدرن به یک زیرساخت ارتباطی یکپارچه قوی، قابل اعتماد و بسیار ایمن برای راه‌حل‌ها و خدمات وب کنفرانس نیاز دارند.
برگزاری کنفرانس‌ها و جلسات به صورت مجازی و تحت وب را کنفرانس مجازی (Web Conference) می‌گویند. در پاسخ به این سوال که وبینار چیست باید اشاره کرد، وبینار نمونه‌ای از این نوع کنفرانس می‌باشد. از مزایای وبینار آن است که توسط نرم افزار آموزش مجازی lms تحت وب و بدون تجهیزات خیلی خاص قابل اجرا می‌باشد. چنانچه در هر جای دنیا کاربری با لپ‌تاپ خود به سیستم تحت وب مجهز به یکی از نرم افزارهای وب کنفرانس بطور مثال نرم افزار وب کنفرانس adobe connect متصل گردد، قادر خواهد بود که برای دیگران سخنرانی کند. از دیدگاهی دیگر کنفرانس مجازی بخشی از سامانه آموزش مجازی LMS می‌باشد، از این دیدگاه وب کنفرانس را با عنوان کلاس‌های مجازی نیز می شناسند. سیستم کنفرانس مجازی یا سمینار مجازی تحت وب کاربردهای متنوعی دارد از جمله:
- امکان مشاهده صفحات وب در سرویس وبینار
- قابلیت مشاهده ارائه (Presentation)
- امکان مشاهده شرکت کنندگان
- امکان به اشتراک گذاری فایل‌ها در سیستم مدیریت وب کنفرانس
- امکان پرسش و پاسخ در سامانه وبینار
- امکان استفاده از تخته سیاه مشترک در نرم افزار برگزاری وبینار
- قابلیت گفتگوی برخط به صورت متنی، صوتی و چندرسانه‌ای در سایت آموزش مجازی LMS
- امکان برگزاری مشهورترین انواع کنفرانس‌های مجازی، شامل وبینار و وب کست از طریق سیستم LMS
یکی از قدرتمندترین سیستم ها جهت راه اندازی وب کنفرانس در دنیا، نرم افزار وب کنفرانس adobe connect می باشد که از نظر هزینه در مقایسه با ویدئو کنفرانس بسیار مقرون بصرفه می باشد. اگر بخواهیم تفاوت ویدئو کنفرانس و وب کنفرانس را در نگاهی اجمالی بررسی کنیم برجسته ترین خصیصه جایگزین شدن وب کنفرانس Web Conference بجای دستگاه ها و تجهیزات سخت افزاری ویدئو کنفرانس می باشد و در قیاس این دو تکنولوژی باید اشاره کنیم که در وب کنفرانس دیگر نیازی به سرعت های بالای اینترنت و IP Valid نمی باشد و بدون محدودیت مکانی و زمانی در هر جایی، کاربران می توانند در سمینارها حضور یابند. این ابزار ارزشمند، تمامی پارامترها را جهت آموزش در اختیار استادان و مراکز آموزشی قرار می دهد.
می توان از به اشتراک گذاشتن و یاد دادن توانایی ها و اطلاعات به درآمد رسید، یکی از روش های کسب درآمد قابل توجه می‌باشد که همچنان در حال پیشرفت می باشد. بیشتر اشخاصی که در حوزه تولید و فروش محصولات آموزشی و اطلاعات فعالیت داشتند حداکثر امکاناتی که ارائه می‌دادند برگزاری سمینار و یا ارائه فایل های آموزشی بود، اما اکنون با کمی جستجو می‌توانید سایت‌هایی بیابید که در زمینه‌های تخصصی‌شان اقدام به برگزاری وب کنفرانس web confernce می‌کنند.
اجرای وب کنفرانس کار دشواری نیست و با ناچیز ترین امکانات سخت‌افزاری ممکن، که اکثر افراد به آن ها دسترسی داردند می‌توان یک جلسه وب کنفرانس برگزار کرد.
اجازه دهید یک بار دیگر وب کنفرانس را به صورت دقیق تری تعریف کنیم. وب کنفرانس همان سمینار و همایش است با این تفاوت که به جای اینکه کاربران ملزم باشند در سالن حضور فیزیکی یابند، از پشت کامپیوتر و با اینترنت، و در بستر یک نرم افزار آموزش مجازی LMS شرکت می‌کنند. کاربران میتوانند صدا و تصویر سخنران را دریافت کنند و حتی در صورت لزوم با سخنران چت نمایند.
وبینار یا سیستم کنفرانس تحت وب به همایشی گفته می شود که در فضای وب جهان‌گستر و به صورت مجازی برگزار گردد. تفاوت اساسی آن با وب‌کست در آن است که در وب‌کست امکان انتقال محتوا یک‌طرفه است اما در وب کنفرانس امکان برقراری ارتباط میان سخنران و مخاطبان وجود دارد.
در میان سایت‌های خارجی یکی از وب‌سایت‌هایی که سرویس خوبی ارائه می‌دهد و می‌توانید حتی بصورت مجانی از آن استفاده کنید، وب‌سایت anymeeting است. با پلن رایگان این وب‌سایت می‌توانید تا ۲۰۰ نفر را در سیستم وب کنفرانس شرکت دهید. البته واضح است که پلن رایگان، ویژگی های پلن حرفه‌ای را دارا نیست و همچنین احتمال دارد در هنگام برگزاری وبینار، تبلیغات نیز در صفحه کاربران نمایش داده شود.
استفاده در محل کار
ابزارهای کنفرانس وب به سرعت در حال تبدیل شدن به بخشی جدایی ناپذیری از محل کارهستند. شرکت‌ها با اندازه‌های مختلف در همه صنایع از روش‌های اقتصادی‌تر و مشارکتی‌تر برای کار استفاده می‌کنند، و نرم‌افزار کنفرانس وب میتواند ابزاری حیاتی برای کمک به سازمان شما برای افزایش بهره‌وری و تقویت نوآوری باشد.
مزیت های سیستم وب کنفرانس (web conference)
در حقیقت وب کنفراس، نرم افزاریست بدون احتیاج به سخت افزارهای زیاد که فقط از طریق یک سرور اصلی میتواند امکانات زیر را ارائه دهد:
• مدیریت کنفرانس ها بر روی بستر اینترنت و یا شبکه داخلی
• آموزش آنلاین با امکان استفاده از تمامی امکانات یک کلاس همانند وجود تخته سیاه جهت ارائه درس، امکان طرح نمودن سوال توسط دانشجو، امکان ارائه فایل های پرزنتی نظیر ویدئو، پاورپوینت، پی دی اف و … امکان گفتگوی عمومی و خصوصی همانند کلاس و …
• برگزاری جلسات آموزشی برای آموزش سرویس های ارائه شده تمامی شرکتهای خدماتی و …
• برگزاری جلسات، وبینار و کنفرانس‌های تجاری جهت ارائه محصول و یا برگزاری جلسات هولدینگ ها بدون در نظر گفتن بعد مسافت
• ارائه و مدیریت کلاس مجازی تحت وب (آموزش مجازی)
• برگزاری جلسات آموزشی
• عدم محدودیت جغرافیایی برای شرکت در جلسه ها
• عدم نیاز به نصب نرم افزارهای خاص
• عدم نیاز به تجهیزات سخت افزاری خاص و گران قیمت برخلاف نرم افزار ویدیو کنفرانس
• استفاده از قابلیت های آموزشی در جهت برگزاری کلاس آموزشی
• ضبط جلسه های برگزار شده و استفاده مجدد از محتوای آنها
• امکان برگزاری نظر سنجی در جلسه زنده
• امکان اتصال به کامپیوتر سرویس گیرنده جهت انجام امور پشتیبانی (remote access)
• به اشتراگ گذاری فایل ها در جلسه ها
سیستم Adobe Connect
سیستم وب کنفرانس Adobe Connect یک سیستم با توانایی ها و کاربرد های بسیار و متعلق به شرکت Adobe است. در این سیستم، ماژول هایی برای اجرای جلسات آنلاین، کلاس های آموزشی و وبینارها به شکل یکپارچه به طور همزمان در یک سیستم طراحی شده است. این سیستم با پهنای باند کشور عزیزمان ایران سازگار است و هم اکنون در بسیاری از مراکز آموزشی و سازمان ها، برای نرم افزار آموزش مجازی LMS، از ادوبی کانکت استفاده می‌شود.
چرا Adobe Connect ؟
• امکان شرکت در جلسه ها از طریق کامپیوتر، موبایل و تبلت (Android، IOS)
• پشتیبانی از سیستم های VOIP
• امکان ارتباط از طریق Web Service در جهت یکپارچگی با سایر سیستم ها
• امکان برگزاری وبینار های بزرگ
• ویرایش جلسه های ضبط شده و انتشار آن
• تامین امنیت بالا برای جلسه ها
• پشتیبانی از انواع فایل های استاندارد وب در جهت نمایش در جلسات
وب کنفرانس امکان اجرای جلسه های مدیریتی را نیز میسر می کند، اما با توجه به وجود توانایی هایی مانند بهره بردن از تخته سفید، نمایش فایل هایی مانند پاورپونت، PDF، ارتباط از راه متنی (Chat)، اجرای کلاس های آموزش الکترونیکی در مدارس یکی دیگر از کاربردهای اساسی وب کنفرانس است.
استفاده برای کلاس مجازی
با استفاده از وب کنفرانس می توان کلیه امکانات یک کلاس حقیقی را برای یادگیری الکترونیکی (electronic Learning) مهیا کرد. دانشجویان و مدرسان با در نظر گرفتن زمان برگزاری کلاس ها با دسترسی که برای ایشان ایجاد شده است، می توانند از کلیه نقاط دنیا در کلاس حضور پیدا کرده و از کلیه تجهیزات آن استفاده کنند. مدرس پس از حضور در کلاس می تواند بصورت کامل دانشجویان را مدیریت کند با آنها از راه میکروفون، ویدئو، چت، white board به تدریس بپردازد، از کلاس در حال برگزاری یک نسخه برای ارائه به دانشجویان بعد از پایان کلاس بصورت آنلاین ضبط کند.
• استفاده از وب کنفرانس در مباحث پزشکی
وب کنفرانس یا وبینار در مسائل پزشکی نیز استفاده زیادی میتواند داشته باشد، به عنوان مثال اجرای کنفرانس های آموزش پزشکی برای برقراری ارتباط بین دانشگاه ها و مراکز درمانی، برگزاری آموزش های مبتنی بر پزشکی برای دسترسی عمومی بدون در نظر گرفتن بعد مکان و زمان. همچنین برای اجرای پزشکی از راه دور نیز کاربرد دارد.
• سیستم وب کنفرانس برای مشاوره حقوقی و دارائی و …
برای مثال یک وکیل برای برقراری ارتباط با موکلین خود و همچنین موکلین برای ارتباط با وکیل خود بدون در نظر گرفتن موقعیت جغرافیایی میتوانند به آسانی در بستر سیستم وب کنفرانس مشاوره آنلاین ارائه دهند. کسب و کار ها و خدمات مشاوره از راه دور بر همین اساس شکل گرفته و توسعه یافته اند.
وب کنفرانس در تجارت
ایجاد روابط تجاری قوی مستلزم همکاری نزدیک است. و همکاری نزدیک با جلسات موثر شروع می شود که فراتر از یک تماس تلفنی ساده است. مطمئناً تجارت ها با کمک تماس های معمولی تلفن همچنان پیشرفت می کنند. اما مجازی ساختن جلسات می تواند نقطه عطفی برای رشد کسب و کارتان باشند.
چگونه می توانید این امر را محقق کنید؟ چگونه می توانید تماس ها و جلسات خود را به روز کنید؟ با فناوری های کنفرانس وب.
کاربران می توانند یک کنفرانس وب را از طریق دسکتاپ(لپ تاپ یا تلفن Voice over IP)، تلفن همراه (تلفن هوشمند یا رایانه لوحی) یا دستگاه ویدیویی (در محیط اختصاصی ویدئو کنفرانس مانند اتاق کنفرانس) برگزار کنند.
نکات استفاده سودمند از وب کنفرانس
سیستم وب کنفرانس برای یک سازمان می تواند یک نعمت بزرگ تلقی شود. شگفتی ها و مزایای فناوری ارزش خود را از دست خواهند داد اگر کلاس مجازی مبتنی بر وب کنفرانس بی نظم و درهم برهم، بیش از حد طولانی، خیلی کوتاه، گیج کننده یا به روش های دیگری ناکارآمد و بی اثر باشد. به عبارت دیگر، ویژگی های یک جلسه خوب حضوری که همه افراد در یک اتاق کنفرانس جمع هستند باید در جلسات وب کنفرانس نیز حفظ شوند.
در ادامه برای برگزاری وبینار و ایجاد وب کنفرانس های موفق، توصیه هایی برای شما داریم:
- در تولید اسلایدهای پاورپوینت دقیق و خلاق باشید. آنها باید گیرا و نکته دار و هدف دار باشند.
- در هنگام سازماندهی جلسه وب کنفرانس یک شخص مناسب را به عنوان مرکز توجه قرار دهید.
- به شرکت کننده ها اجازه دهید که در مورد اتفاقاتی که در طول جلسه وب کنفرانس خواهد افتاد، اطلاع پیدا کنند.
- پیش از جلسه به صورت آزمایشی ارائه دهید و تمرین کنید.
- به طور کلی، اطمینان حاصل کنید که همه کسانی که در وب کنفرانس شرکت دارند، با تکنولوژی مورد استفاده آشنایی داشته باشند.
- چند روز قبل از ارائه وب کنفرانس، سوالاتی را که ممکن است شرکت کننده ها بپرسند را پیش بینی کنید و پاسخشان را آماده کنید. یک دستور کار و یک درک روشن از هدف کنفرانس داشته باشید.
- در ارائه آزمایشی از همان رایانه هایی که قرار است وب کنفرانس اصلی با آن ها اجرا شود استفاده کنید تا از صحت عملکرد آن ها مطمئن شوید.
- روز جلسه از یک دستورالعمل دقیق استفاده کنید؛ ۳۰ دقیقه قبل از شروع جلسه وبینار آنلاین شوید.
- در طول جلسه وب کنفرانس از شرکت کننده ها بخواهید خود را از طریق چت معرفی کنند. این کار به شما کمک می کند با مخاطبان سخنان خود آشنا شوید و همچنین آن ها را درگیر نگه می دارد.
- بعد از جلسه به عنوان روشی برای بهبود جلسات آینده، صدای ضبط شده جلسه وب کنفرانس را گوش دهید و همه جنبه ها شامل نکات مثبت و منفی آن را بررسی کنید.
- اگر جلسه طولانی است، چند وقت استراحت در طول وب کنفرانس در نظر بگیرید.
- اگر وب کنفرانس شامل افرادی از مناطق زمانی وسیعی است-به خصوص اگر جلسه بین المللی است- آن را با دقت زیادی برنامه ریزی کنید.
- افرادی را که قرار است در موضوع هایی مرتبطی ارائه داشته باشند را تشویق کنید که قبل از جلسه وب کنفرانس باهم ارتباط بگیرند و همکاری کنند.
قوانین ارسال دیدگاه
لطفاً پیش از ارسال نظر، خلاصه قوانین زیر را مطالعه کنید: