اخیرا، آموزش مجازی در دانشگاه‌ها، مدارس، آموزشگاه‌ها و سازمان‌ها جایگاه پیدا کرده است و اغلب آموزش‌ها به صورت آموزش از راه دور و از طریق نرم افزارهای آموزش مجازی برگزار می‌شود. همچنین با پخش دفاتر یک سازمان در نقاط مختلف جغرافیایی، جلسات از راه دور برای اکثر آنها به یک الزام و روال عادی تبدیل شده است، اما بزرگترین چالش جلسات آنلاین، این است که افراد را درگیر و علاقه‌مند کنیم. در این مقاله، ایده‌هایی آورده شده است که می‌توانید این جلسات را پربارتر کنید. در این مقاله قصد داریم برگزاری جلسات آنلاین را مورد بحث و بررسی قرار دهیم. برای برگزاری یک جلسه ی آنلاین با کیفیت، به نرم افزار مدیریت جلسات آنلاین نیاز داریم که در این مقاله به آن خواهیم پرداخت. برای دریافت اطلاعاتی در این زمینه، تا پایان با ما همراه باشید.
چگونه می‌توانید جلسات آنلاین خود را پربارتر کنید؟
همانطور که دورکاری و آموزش از راه دور باب شده است، جلسات از راه دور نیز به یک امر عادی و لازم تبدیل شده است. چرا که دانشپذیران مجازی و کارمندان دورکار، نیاز به ملاقات و برقراری ارتباط با بقیه دارند، همچنین مشتریان و ارائه‌دهنده‌های خدمات به ایجاد همکاری‌های منظم با تیم‌های داخلی دارند. همه این موارد نشان می‌دهد که جلسات آنلاین آمده‌اند که بمانند و دیگر با ما خواهند بود. اما بزرگترین چالشِ این جلسات این است که افراد را جذب و علاقه‌مند کنیم، زیرا در جلسات آنلاین، مشابه جلساتِ رو در رو نمی‌توانید فرد مقابل خود را ببینید.
آنچه باید فهمید این است که چگونه می‌توان این جلسات را جذاب و پربارتر کرد. آیا می‌توان همین مجموعه قوانینی که برای جلسات حضوری اعمال می‌شود را برای جلسات آنلاین نیز اعمال کرد؟ یا به چیز دیگری نیاز داریم؟
به دلیل اهمیت این موضوع، تصمیم گرفتیم ایده‌هایی را که نتایج خوبی داشته‌اند را بررسی کنیم و آنها را در قالب این مقاله با شما به اشتراک بگذاریم. برخی از آنها ممکن است بسیار پایه‌ای و حتی بدیهی به نظر برسند، اما با این وجود ارزش قابل توجهی در بهبود عملکرد این جلسات دارند.
برگزاری جلسات آنلاین با کیفیت:
برگزاری جلسات آنلاین با کیفیت مستلزم یک بستر آموزش آنلاین یا زیر ساختی مطلوب می باشد. نرم افزار مدیریت جلسات آنلاین می تواند خیلی در این زمینه موثر باشد. نرم افزارهایی نظیر ادوب کانکت امکاناتی مانند چت، ارتباط صوتی و تصویری را برای کاربران فراهم می کند. هم چنین در این جلسات میزبان می تواند فایل های لپ تاپ و هم چنین صفحه ی دسکتاپ خود را با کاربران به اشتراک بگذارد. داشتن تخته وایت برد نیز از دیگر مزایای این نرم افزار می باشد. علاوه بر لزوم نرم افزار مناسب، سامانه ای برای مدیریت این فضا نیاز است. سامانه ی ال ام اس که زیر مجموعه ی سامانه ی مودل می باشد؛ قادر است جلسات آنلاین را به خوبی مدیریت و ساماندهی نماید.
سامانه ال ام اس، برای هر فرد پنل شخصی ساخته و اطلاعات حساب آن را از دید دیگران مخفی نگه می دارد؛ اطلاعاتی مانند نمرات، شماره دانشجویی و … . این سامانه آموزش مجازی شما را برای ورود به جلسات آنلاین و آزمون ها هدایت می کند. سامانه ی مزبور در کنار نرم افزار مدیریت جلسات آنلاین به امنیت و کیفیت جلسات آنلاین بسیار کمک می کند.
یک – از یک نرم افزار مخصوصِ جلسات آنلاین و مشخص استفاده کنید
یک نرم افزار جلسه آنلاین مناسب انتخاب کنید. گزینه‌های بسیاری از جمله نرم افزار ادوبی کانکت (Adobe Connect)، نرم افزار بیگ بلوباتن (BigBlueButton)، Zoom، GoToMeeting و اسکایپ، پیش روی شماست که همگی آنها خوب هستند. چنین نرم افزارهایی مکالمات را مدیریت می‌کنند، به شرکت‌کننده‌ها اجازه می‌دهند سوال بپرسند و نظرات و پیام‌ها را ثبت می‌کنند. این ویژگی‌ها به برقراری مکالمه و ارتباطی موثر کمک می‌کند. سیستم ادوب کانکت امکاناتی عالی برای اجرای کلاس مجازی در اختیار قرار می‌دهد و با صرف منابع کم تعداد بالایی از شرکت‌کننده را پشتیبانی کند.
دو – برای جلسات آنلاین خود یک دستور کار مشخص داشته باشید
گرد هم آوردن افراد برای جلسات آنلاین تلاش زیادی می‌خواهد، بنابراین بهتر است در طول خود جلسه وقت تلف نکنید. اگر برای جلسات آنلاین خود از قبل برنامه مشخص داشته باشید، احتمالا مشارکت شرکت‌کننده‌ها بیشتر می‌شود. این برنامه را پیش از شروع جلسه برای آنها ارسال کنید تا همه بدانند که از آنها چه انتظاری می‌رود و بتوانند متناسب با آن آماده شوند.
سه – در ابتدای جلسات آنلاین، یخ افراد را بشکنید
سعی کنید با ایجاد فضای صمیمی، یخ اولیه‌ای که بین شرکت‌کننده‌ها وجود دارد را از بین ببرید و از همان ابتدای جلسات آنلاین، ایجاد جو مثبت را شروع کنید. این کار روحیه افراد را بهتر می‌کند، موانع اجتماعی را می‌شکند و شرکت‌کننده‌ها تمایل بیشتری به مشارکت خواهند داشت. این یخ شکن‌ها می‌توانند سوال‌های کم اهمیت و بی‌ربط به موضوع جلسه باشند، یا چیزی سرگرم‌کننده مانند یک بازی مجازی باشند. در واقع تقریبا هر کاری که برای گرم کردن فضا در یک جلسه حضوری انجام می‌دهید، در جلسات آنلاین نیز قابل انجام هستند.
چهار – همه افراد داخل در جلسه را معرفی کنید
این روش ساده‌ترین ترفند و در عین حال موثر است. همه افرادی که در جلسه آنلاین شرکت می‌کنند را معرفی کنید. در صورت عدم استفاده از ویدئو و وبکم، از تصاویر آنها در پروفایلشان استفاده کنید. این باعث می‌شود که صدایی که سایر شرکت‌کننده‌ها می‌شوند، صاحب چهره‌ای مشخص باشد و آنها تمایل بیشتری به بحث و گفتگو داشته باشند.
پنج – در جلسات آنلاین، تعامل برقرار کنید
شرکت در جلساتِ خسته‌کننده سخت است، به خصوص اگر جلسات آنلاین باشند. شما به عنوان میزبان، باید جلسه خود را با ایجاد تعاملی سرگرم‌کننده کنید. هرزگاهی از تصاویر خوب یا تعاملات زنده استفاده کنید تا به جلسات خود هیجان اضافه کنید. یک بازی مجازیِ متناسب با جلسه برای شرکت‌کننده‌ها ترتیب دهید یا مابین جلسه یک نظرسنجی برگزار کنید تا شرکت‌کننده‌ها را وادار کنید در مورد یک موضوع مهم بحث کنند. همچنین می‌توانید در مورد موضوع‌های مورد بحث طوفان مغزی راه بیندازید.
شش – از پاورپوینت‌های استاتیک و خسته‌کننده استفاده نکنید
هیچ کس از پاورپوینت پر از نوشته و خسته‌کننده خوشش نمی‌آید. پاورپوینت‌ها، به خصوص در جلسات آنلاین، باید هیجان‌انگیز، جذاب و سررگرم‌کننده باشند. در ساخت آنها از انیمیشن‌ها و تصاویر جذاب استفاده کنید. هر جا لازم بود تعاملات را وارد کنید. همچنین، افزونه‌های نرم‌افزار پاورپوینت به شما در ایجاد ارائه‌های خارق‌العاده استفاده کنید.
هفت – مکالمه کوتاهی غیر از موضوع اصلی داشته باشید
داشتن یک صحبت کوتاه به ایجادِ احساس ارتباط بین افراد کمک می‌کند. به عنوان مثال، اشاره‌ای گذرا درباره وضعیت آب و هوای محل زندگیتان یا یک شوخی که همه را بخنداند به جمع انرژی می‌دهد. در واقع این تنفس‌ها به عنوان وقفه‌های ذهنی عمل می‌کنند و به شرکت‌کننده‌ها اجازه می‌دهند با کل تنظیمات و فضای جلسات آنلاین راحت باشند.
هشت – جلسات انلاین را کوتاه نگه دارید
با جلسات طولانی مدت، قدرت توجه و تمرکز شرکت‌کننده‌ها را خالی نکنید. با توجه به موضوع، ۳۰ تا ۶۰ دقیقه زمان مناسبی برای جلسات آنلاین می‌باشد. همچنین به جدول زمانی که در ابتدا تصمیم گرفته‌اید پایبند باشید و از ایجاد خلل در آن جلوگیری کنید.
نه – یادداشت‌های هر جلسه را ارسال کنید
اغلب دقایقی از هر جلسه به مرور مطالبی از پیش اختصاص می‌یابد. هچنین در بسیاری از مواقع لازم است که پیش از شروع بحث اصلی، شرکت‌کننده‌ها در مورد برخی از مسائل آمادگی ذهنی داشته باشند. هیچ کس تمایلی ندارد یادداشت‌های مفصلی را بخواند که هر نکته‌ای که در جلسه گذشته بحث شده است را شامل می‌شود. در عوض، پیشنهاد می‌کنیم که یک چکیده برای شرکت‌کننده‌ها ارسال کنید. این چکیده به عنوان مثال، می‌تواند در قالب یک ایمیل پیگیری مختصر، که نشان می‌دهد چه کسی در حال انجام چه کاری است همراه با یک برنامه زمانی باشد. مطمئن باشید که این چکیده بسیار موثرتر از اختصاص دقایقی برای این موارد خواهد بود.
ده – جلسات آنلاین خود را مرور کنید
آخرین نکته اما با اهمیت خیلی زیاد! این است که جلسات مجازی خود را پس از پایان بررسی کنید. از شرکت‌کننده‌ها سوال کنید که کدام قسمت یا لحظه را بیشتر دوست داشتند و کدام را کمتر. به نظرشان کدام قسمت مفید بوده است؟ آیا نکته‌ای وجود داشته بتواند برای بهتر شدن جلسات آنلاین بعدی از آن استفاده کرد؟ آیا قسمت اضافه‌ای که می‌تواند حذف شود وجود داشته است؟ آنها را برای ارائه بازخورد صادقانه تشویق کنید تا بتوانید کیفیت جلسات بعدی خود را بهبود بخشید.
نکات تکمیلی در خصوص جلسات آنلاین:
پیشتر گفتیم که ادوبی کانکت نرم افزار مدیریت جلسات آنلاین می باشد؛ این در حالی است که نرم افزارهای دیگری برای مدیریت وبینارها و کلاس های مجازی آنلاین وجود دارد. نرم افزارهای اسکایپ و اسکای روم از جمله نرم افزارهای مدیریت جلسات آنلاین هستند. برگزاری کلاس های آنلاین بسیار در روند کیفیت و بازدهی کلاس موثر می باشند. تشکیل جلساتی برای رفع اشکال و حل سوالات از طریق نرم افزارهای گفته شده، باعث افزایش راندمان کلاس خواهد شد. با شیوع بیماری کرونا، نزدیک به دو سال است که تمامی کلاس ها و جلسات به صورت مجازی و آنلاین شده است. گرچه برخی ها مخالف این روش تدریس و آموزش می باشند ولی بسیاری نیز این روش را می پسندند. لازمه ی افزایش کیفیت کلاس های مجازی، داشتن سیستمی با سخت افزار مناسب و اینترنت پر سرعت می باشد. اگر آموزش و پرورش، مخابرات و سایر ارگان های مربوطه بتوانند این نیازهای اولیه را برای تمامی دانش آموزان و محصلان فراهم کنند؛ با تلاش های دو طرفه ی استاد و شاگرد، کیفیت کلاس های مجازی به حد اعلا خواهد رسید.
با استفاده از این ۱۰ نکته، می‌توانید از نارضایتی‌های معمول در جلسات آنلاین دور بمانید، همه افراد را با همدیگر مرتبط نگه داشته و مشارکت ایجاد کنید. اگر احساس می‌کنید نکته‌ای از دست ما در رفته و به آن اشاره نکرده‌ایم، در صورت تمایل آن را در قسمت نظرات درج کنید تا همگان از آن استفاده کنند.
قوانین ارسال دیدگاه
لطفاً پیش از ارسال نظر، خلاصه قوانین زیر را مطالعه کنید: